Resumen: en 2026 hay tres formas de obtener una copia del registro civil de nacimiento en Colombia: en línea, en el portal de la Registraduría Nacional del Estado Civil, por $18.750; en físico, en la registraduría o notaría donde reposa el registro, por $10.800; o con un servicio privado de gestión y entrega a domicilio como Mis Certificados, desde $58.760. Esta guía explica qué datos necesitas, los pasos de cada opción, cuánto tarda y cuándo conviene cada una.
Última actualización: 18 de septiembre de 2026. Tarifas oficiales: Resolución 1500 del 11 de febrero de 2026 de la Registraduría Nacional del Estado Civil, vigentes desde el 1 de marzo de 2026.
¿Cuáles son las opciones para obtener la copia y cuánto cuesta cada una?
| Opción |
Quién expide la copia |
Costo en 2026 (COP) |
Cómo la recibes |
Tiempo |
| Copia en línea |
Registraduría Nacional del Estado Civil, en copiaderegistrocivil.registraduria.gov.co |
$18.750 |
PDF firmado electrónicamente, con Código Seguro de Verificación (CSV) |
Descarga inmediata si el libro está digitalizado |
| Copia física |
La registraduría o la notaría donde se inscribió el registro |
$10.800 |
Copia impresa, presencial |
Según la oficina |
| Gestión y entrega a domicilio (Mis Certificados) |
La Registraduría o la notaría; Mis Certificados hace el trámite y el envío |
Desde $58.760 (misma ciudad), $89.770 (otra ciudad de Colombia) o $391.570 (exterior) |
Copia física en tu dirección |
3 a 8 días hábiles en Colombia, contados desde el segundo pago |
| Consulado |
Consulados de Colombia, para trámites presenciales desde el exterior |
Tarifa consular |
Según el consulado |
Según el consulado |
Los valores de Mis Certificados cubren el costo oficial de la copia, la verificación previa del registro y el envío. El valor final depende del número de registros y del destino, y lo ves completo en el resumen del pedido antes del segundo pago.
Resumen: la copia en línea es la opción más barata y rápida cuando el registro está digitalizado; la gestión con entrega conviene cuando no puedes ir a la oficina, el libro no está digitalizado o necesitas la copia en otra ciudad o país.
¿Qué datos necesitas para pedir la copia?
- Tipo de registro: nacimiento, matrimonio o defunción.
- Oficina donde se inscribió el registro: registraduría o notaría, y la ciudad.
- Indicativo serial (8 dígitos) o, en registros antiguos, tomo y folio. Los dos aparecen en cualquier copia anterior.
- Nombres y apellidos completos del inscrito.
- NUIP o número de cédula del inscrito.
- Fecha de la inscripción o del hecho (nacimiento, matrimonio o defunción).
- NUIP
- Número Único de Identificación Personal. La Registraduría lo asigna al inscribir el nacimiento desde octubre de 2003 y es el mismo número que después llevan la tarjeta de identidad y la cédula de ciudadanía (Registraduría, "Avanza la aplicación del NUIP en Colombia", 17 de diciembre de 2003).
- Indicativo serial
- Número de ocho dígitos que identifica cada inscripción en el sistema de registro civil de la Registraduría.
- Tomo y folio
- Ubicación del registro en los libros físicos anteriores al sistema de seriales. Estos registros solo pueden consultarse en la oficina donde fueron inscritos (Registraduría, "Expedición copias de registro civil").
- CSV
- Código Seguro de Verificación impreso en la copia digital. Permite comprobar en línea, en el portal de consultas de la Registraduría, que la copia es auténtica.
Si no tienes el serial ni el tomo y folio, el portal de la Registraduría permite buscar el registro por nombres completos, número de documento, fecha y municipio del hecho.
Resumen: con el serial o con tomo y folio la búsqueda es exacta; sin ellos, se busca por nombres, documento, fecha y municipio.
¿Cómo obtener la copia en línea en el portal de la Registraduría?
- Entra a copiaderegistrocivil.registraduria.gov.co y crea una cuenta con tu correo electrónico y una contraseña.
- Busca el registro por serial, por tomo y folio, o por nombres completos, número de documento, fecha y municipio del hecho.
- Paga $18.750 por PSE.
- Descarga el PDF firmado electrónicamente con su Código Seguro de Verificación (CSV). Puedes imprimirlo si te lo piden en físico.
El portal expide copias de registros de nacimiento, matrimonio y defunción. Limitación: si el libro donde está el registro no ha sido digitalizado, el portal no puede expedir la copia y debes pedirla en físico en la notaría o registraduría donde repose el registro (guía de la Registraduría publicada por El Universal el 19 de enero de 2026).
Resumen: cuenta, búsqueda, pago por PSE y descarga; funciona solo con libros digitalizados.
¿Cómo obtener la copia física?
- Ve a la oficina donde se hizo la inscripción (registraduría o notaría) o a una registraduría autorizada.
- Entrega los nombres y apellidos del inscrito y el tomo, folio, serial y fecha de la inscripción.
- Paga los derechos: $10.800 en 2026.
- Recibe la copia impresa.
Los registros de tomo y folio solo se consultan en la oficina donde fueron inscritos. Los registros con datos sensibles (adopciones, cambios de sexo, causas de la muerte) solo se expiden al titular, a sus causahabientes, a sus representantes legales, a entidades públicas o por orden judicial.
Resumen: la copia física cuesta $10.800 y exige ir a la oficina correcta; los registros antiguos solo están en la oficina de inscripción.
¿Cómo funciona la gestión con Mis Certificados y cuánto cuesta?
Mis Certificados es un servicio privado de Servicios Documentales S.A.S. No somos la Registraduría Nacional ni una notaría, ni estamos afiliados a ellas: tramitamos por ti la copia ante la entidad que la expide y te la entregamos en tu dirección.
- Diligencias el formulario de registro civil: tipo de registro, ciudad y oficina, serial o tomo y folio, nombres, NUIP, para qué lo necesitas y dirección de entrega.
- Haces un primer pago por la consulta de disponibilidad del registro.
- Verificamos el registro y te informamos el valor total de las copias y el envío.
- Haces el segundo pago.
- Recibes la copia física en tu dirección: entre 3 y 8 días hábiles en Colombia después del segundo pago; en el exterior, el tiempo depende del país de destino.
| Servicio |
Entrega |
Valor desde (COP) |
| Gestión de copia de registro civil · Local |
En la misma ciudad donde reposa el registro |
$58.760 |
| Gestión de copia de registro civil · Nacional |
En otra ciudad de Colombia |
$89.770 |
| Gestión de copia de registro civil · Internacional |
En otro país |
$391.570 |
Condiciones que debes conocer antes de pedirla: el primer pago corresponde al trabajo de consulta y no se reembolsa si los datos que entregas son erróneos. Si el registro es de un menor de edad o contiene datos sensibles, te enviamos un formato de autorización que firmas como representante legal o titular; la suplantación de identidad es un delito según el artículo 296 del Código Penal colombiano.
Cuándo conviene: cuando vives en otra ciudad o en otro país, cuando el libro no está digitalizado y la oficina te queda lejos, o cuando necesitas la copia física sin ir a la oficina.
Resumen: dos pagos, verificación previa y entrega a domicilio entre 3 y 8 días hábiles en Colombia, desde $58.760.
¿Quién puede pedir una copia del registro civil de nacimiento?
Cualquier persona puede pedir copias de registros de nacimiento, matrimonio o defunción, salvo cuando el registro contiene datos sensibles o corresponde a un menor de edad. En esos casos la copia solo se expide al titular, a sus padres o representantes legales, a sus causahabientes, a entidades públicas o por orden judicial, y un tercero necesita autorización escrita.
Resumen: acceso libre, con excepción de los registros de menores y los que contienen datos sensibles.
¿La copia del registro civil tiene vigencia?
La copia digital de la Registraduría tiene una vigencia de tres meses y puede expedirse tantas veces como se necesite, según explicó el director nacional de Registro Civil en octubre de 2023 (Infobae, 5 de octubre de 2023). Muchas notarías, embajadas y entidades públicas exigen copias expedidas en los últimos tres meses: confirma el plazo con la entidad antes de pedir la copia.
Resumen: cuenta con tres meses de vigencia y verifica el plazo que exige quien te la pide.
¿Sirve la copia para apostilla?
Sí. Si la copia la expidió la Registraduría, la apostilla se solicita en línea en apostilla.registraduria.gov.co, cargando el registro en PDF de máximo 2 MB; la Registraduría responde dentro de los 15 días hábiles siguientes. Si la copia la expidió una notaría, la apostilla se pide directamente en la Cancillería, en tramites.cancilleria.gov.co. La apostilla no hace parte de los servicios de Mis Certificados.
Resumen: los registros de la Registraduría se apostillan en su propio portal; los de notaría, en la Cancillería.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta la copia del registro civil de nacimiento en 2026?
$18.750 la copia en línea y $10.800 la copia física, según la Resolución 1500 de 2026 de la Registraduría. Con gestión y entrega a domicilio de Mis Certificados, desde $58.760.
¿Puedo pedir la copia del registro civil de otra persona?
Sí, salvo que el registro sea de un menor de edad o contenga datos sensibles; en esos casos necesitas ser el titular o su representante legal, o tener su autorización escrita.
¿Qué hago si no conozco el serial de mi registro?
Búscalo en cualquier copia anterior o usa la búsqueda por nombres, número de documento, fecha y municipio del portal de la Registraduría. Si el registro está en una notaría y no ha sido digitalizado, solo esa notaría puede ubicarlo.
¿La copia digital es válida ante notarías y entidades?
Sí. Es un PDF firmado electrónicamente por la Registraduría con Código Seguro de Verificación, y la Registraduría le reconoce pleno valor probatorio. Si una entidad te la rechaza, puedes imprimirla o pedir la copia física.
¿Cuánto tarda la entrega con Mis Certificados?
Entre 3 y 8 días hábiles en Colombia, contados desde el segundo pago. Para el exterior, el tiempo depende del país de destino.
Fuentes
Registro de actualizaciones
- 18 de septiembre de 2026: publicación original con las tarifas 2026 de la Registraduría (Resolución 1500 de 2026).
Escrito por el equipo de Mis Certificados, marca de Servicios Documentales S.A.S. (NIT 901.404.309-3), empresa privada con sede en Bogotá que gestiona copias de registros civiles, escrituras públicas y traducciones oficiales en Colombia y hacia el exterior. No somos la Registraduría Nacional ni una notaría, ni estamos afiliados a ellas. Contacto: servicioalcliente@miscertificados.co, +57 323 2901314. Quiénes somos.
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