Resumen: el documento que piden bancos, fondos de pensiones, notarías y aseguradoras para probar un fallecimiento en Colombia es la copia del registro civil de defunción, no el certificado médico. En 2026 la copia cuesta $18.750 en línea, en el portal de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y $10.800 en físico, en la notaría o registraduría donde se inscribió la defunción. Con gestión y entrega a domicilio de Mis Certificados, desde $58.760.
Última actualización: 5 de octubre de 2026. Tarifas oficiales: Resolución 1500 del 11 de febrero de 2026 de la Registraduría Nacional del Estado Civil, vigentes desde el 1 de marzo de 2026.
¿Cuál es la diferencia entre el certificado de defunción y el registro civil de defunción?
| Certificado de defunción | Registro civil de defunción |
|---|
| Quién lo expide | Médicos y personal de salud autorizado, en el sistema RUAF-ND (Resolución 435 de 2025 del Ministerio de Salud) | Notarías, registradurías, alcaldes donde no hay notaría y consulados |
| Para qué sirve | Es el antecedente para inscribir la defunción en el registro civil y para la licencia de inhumación | Es el documento que acredita legalmente el fallecimiento |
| Quién lo recibe | La familia o la funeraria, al momento del fallecimiento | Cualquier persona puede pedir copia, salvo restricciones por datos sensibles |
| Dónde se pide una copia | No se expide en el portal de copias de la Registraduría | En línea, en copiaderegistrocivil.registraduria.gov.co, o en la oficina donde se inscribió |
Quien busca "descargar el certificado de defunción en PDF" casi siempre necesita la copia del registro civil de defunción: ese es el documento que la Registraduría entrega en PDF firmado electrónicamente.
Resumen: el certificado es médico y sirve para registrar; el registro civil es la prueba legal de la muerte y es el que se pide en copia.
¿Cuánto cuesta la copia del registro civil de defunción en 2026?
| Opción | Costo (COP) | Cómo la recibes |
|---|
| Copia en línea, Registraduría Nacional | $18.750 | PDF con Código Seguro de Verificación |
| Copia física, en la notaría o registraduría de inscripción | $10.800 | Copia impresa, presencial |
| Gestión y entrega con Mis Certificados | Desde $58.760 (misma ciudad), $89.770 (otra ciudad) o $391.570 (exterior) | Copia física en tu dirección |
Mis Certificados es una empresa privada; el trámite directo se hace en copiaderegistrocivil.registraduria.gov.co o en la oficina de inscripción. Nuestro valor cubre la gestión, la verificación y la entrega.
Resumen: $18.750 en línea, $10.800 en físico y desde $58.760 con entrega a domicilio.
¿Cómo se obtiene la copia en línea?
- Entra a copiaderegistrocivil.registraduria.gov.co y crea una cuenta con tu correo.
- Elige registro de defunción y busca por serial, por tomo y folio o por los datos del fallecido.
- Paga $18.750 por PSE.
- Descarga el PDF firmado electrónicamente.
Limitación: el portal solo expide copias de libros digitalizados. Los registros de tomo y folio solo pueden consultarse en la oficina donde fueron inscritos, según la Registraduría.
Resumen: cuenta, búsqueda, pago por PSE y descarga, siempre que el libro esté digitalizado.
¿Qué datos necesitas para pedirla?
- Nombres y apellidos completos del fallecido y su número de cédula.
- Ciudad y oficina (notaría o registraduría) donde se inscribió la defunción.
- Indicativo serial del registro o, en registros antiguos, tomo y folio.
- Fecha de la defunción o de la inscripción.
La defunción se denuncia dentro de los dos días siguientes al momento en que se tuvo noticia del hecho (Decreto 1260 de 1970, artículo 73), así que la fecha de inscripción suele quedar a pocos días del fallecimiento. La consulta gratuita de oficina de registro de la Registraduría cubre nacimiento y matrimonio, no defunción: si no sabes dónde quedó inscrita, el dato lo tiene la funeraria o aparece en cualquier copia anterior.
Resumen: nombre, cédula, oficina, serial o tomo y folio, y fecha.
¿Para qué trámites se pide?
- Sucesión ante notario: se exige copia auténtica del registro civil de defunción (Decreto 902 de 1988, según LegalApp del Ministerio de Justicia).
- Pensión de sobrevivientes: la UGPP pide copia del registro civil de defunción del causante, junto con los registros de nacimiento y matrimonio que prueban el parentesco.
- Cancelación de la cédula: la Registraduría expide en línea y sin costo un certificado del estado de la cédula, que indica si figura "Cancelada por muerte".
Resumen: sucesiones y pensiones exigen la copia del registro; el estado de la cédula se consulta gratis.
¿Cómo funciona la gestión con Mis Certificados?
- Diligencias el formulario de registro civil y eliges "Defunción".
- Haces un primer pago de $9.990 por la consulta de disponibilidad del registro.
- Verificamos el registro con la oficina y te informamos por correo el valor final.
- Haces el segundo pago y recibes la copia física entre 3 y 8 días hábiles en Colombia.
El primer pago no se reembolsa si los datos entregados son erróneos. La causa de la defunción se trata como dato sensible: si el registro la contiene, te enviamos un formato de autorización antes de pedir la copia.
Resumen: dos pagos, verificación previa y entrega en tu dirección.
Preguntas frecuentes
¿Se puede descargar gratis el certificado de defunción en PDF?
No. Lo que se descarga en PDF es la copia del registro civil de defunción en el portal de la Registraduría, y cuesta $18.750 en 2026. La consulta gratuita es la del estado de la cédula, que indica si está cancelada por muerte.
¿Quién puede pedir la copia del registro civil de defunción?
El registro civil es público y cualquier persona puede pedir copias, salvo cuando el registro contiene datos sensibles; en ese caso se expide al titular, sus causahabientes, representantes o terceros autorizados.
¿Cuánto tiempo hay para registrar una defunción?
Dos días desde que se tuvo noticia del hecho, según el artículo 73 del Decreto 1260 de 1970. Pasado ese plazo, la inscripción requiere orden del inspector de policía.
¿Cómo saber si una cédula está cancelada por muerte?
Con el certificado de estado de cédula de la Registraduría, gratuito y en línea, en certvigenciacedula.registraduria.gov.co.
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Fuentes
Registro de actualizaciones
- 5 de octubre de 2026: publicación original.
Escrito por el equipo de Mis Certificados, marca de Servicios Documentales S.A.S. (NIT 901.404.309-3), empresa privada con sede en Bogotá que gestiona copias de registros civiles, escrituras públicas y traducciones oficiales en Colombia y hacia el exterior. No somos la Registraduría Nacional, una notaría ni una entidad del Estado, ni estamos afiliados a ellas. Contacto: servicioalcliente@miscertificados.co, +57 323 2901314. Quiénes somos.
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